Administrasi sebagai seni

ADMINISTRASI SEBAGAI ILMU DAN SENI

A.   Administrasi Sebagai Ilmu

1.             Hakikat Administrasi Sebagai Ilmu

Administrasi sebagai ilmu berari administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. Perkembangan dewasa ini menunjukan bahwa disiplin ilmu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang studi dan kajian tersendiri terutama di fakultas ilmu sosial dan ilmu politik atau fakultas administrasi baik program studi maupun administrasi negara. Administrasi sebagai ilmu mungkin lebih lambat munculnya, yaitu pada akhir abad ke-19 di Perancis dan Amerika jika dibandingan administrasi sebagai seni yang telah lama dipraktikan. Sejak akhir abada 19 administrasi mulai dipelajari, disistematiskan, dirumuskan berdasarkan prinsip-prinsip umum, konsep-konsep, dalil-dalil, hukum-huku yang daoat digenerelisasikan sehingga dapat disusun teori-teori yang berlaku umum dan universal.

Administrasi adalah suatu studi yang sistematis karena dirumuskan dari proses atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah-masalah yang terdapat dalan masyarakat. The Liang Gie berpendapat bahwa ilmu dapat diartikan sebagai sekelompok pengetahuan teratur mengenai sesuatu pokok soal dengan titik pusat perhatian pada permasalahan tertentu sehingga merupakan berbagai konsep yang ditelaah oleh budi manusia berdasarkan suatu metode untuk mencapai kebenaran bercirikan empiris, sitematis, objektif, dan dapat diperiksa  kebenarannya.

Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun” lahirnya ilmu administrasi, karena pada tahun itulah gerakan manajemen/administrasi ilmiah dimulai oleh Frederick Winslow Taylor di Amerika Serikat yang dijuluki bapak ilmu manajemen, dan kemudian diikuti oleh Henry Fayol di Prancis yang dijuluki pula bapak ilmu Administrasi. Dalam masa ini para sarjana mulai memperjuangkan supaya pengetahuan administrasi sebagai ilmu yang mandiri atau sebagai salah satu tertib-ilmu (disiplin). Demikian juga dalam masa inilah para ahli dan sarjana mengkhususkan dirinya dalam bidang administrasi dan manajemen.

2.             Suatu Ilimu Mempunyai Ciri Atau Sifat

a.      Empiris

Pengetahuan yang diperoleh berdasarkan pengetahuan dan percobaan. Pengetahuan yang berhbungan dengan administrasi telah dan sedang dikembangkan oleh para sarjana dan para pakar yang tergabung dalam berbagai organisasi. Hasil-hasil yang didapat dari berbagai kegiatan, seperti telaah buku, penelitian, seminar tukar pendapat, pelatihan, pendidikan telah diterbitkan ke berbagai jenis penerbitan lainya.

b.      Sistematis

Yang dimaksud sistematis adalah bahwa berbagai keterangan dan data yang  tersusun sebagai suatu kumpulan pengetahuan itu mempunyai hubungan-hubungan ketergantungan yang terikat oleh asas tata tertib tertentu di antara bagian-bagain yang merupakan pokok soal. Dengan kata lain ilmu sebagai sekumpulan pengetahuan yang harus mewujudkan diri dalam suatu sistem, yakni kebulatan yang tersusun dari unsur-unsur yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi.

c.       Objektif

Objektif berarti pengetahuan itu harus bebas dari prasangka perseorangan dan pendapat pribadi. Ilmu haruslah mengandung pernyataan dan informasi yang menggambarkan secara tepat gejala-gejala yang ditelaahnya. Objektivitas ilmu masyarakat bahwa kumpulan pengetahuan itu sesuai dengan objeknya tanpa dipengaruhi oleh keinginan maupun tujuan subjektif dari penelaahnya. Dengan demikian ilmu administrasi merupakan ilmu yang didasarkan atas fakta-fakta yang nyata dan dapat diperiksa kebenarannya, bukannya didasarkan atas pertimbangan pendapat pribadi, prasangka-prasangka, penelitian-penelitian dari seseorang yang menelaahnya.

d.      Analitis

Yang dimaksud dengan analitis adalah pengetahuan yang ilmiah itu berusaha membeda-bedakan pokok soalnya menjadi berbagai sifat, hubungan dan peranan dari bagian-bagian tersebut. Ilmu administrasi dapat dianalisis sehingga menjadi bagian-bagian atau unsur-unsur di mana masin-masing unsur tersebut tumbh dan berkembang menjadi ilmu sebagai cabang dari ilmu administrasi. Cabang-cabang ilmu komunikasi administrasi, ilmu informasi administrasi organisasi, ilmu manjemen kepegawaian, ilmu adiministrasi keuangan, ilmu administrasi perbekalan dan ilmu hubungan masyarakat.

e.       Dapat diperiksa kebenarannya

Menurut George Simpson ilmu adalah pengetahuan yang telah diperiksa kebenarannya, yaitu pengetahuan yang dapat dinyatakan sah dan disampaikan kepada orang lain. Ilmu senantiasa mengarah pada tercapainya kebenaran. Dalam hal ini, ilmu berarti suatu kumpulan pengetahuan teratur yang sepatutnya telah disahkan secara baik, yang dirumuskan dengan tujuan untuk menemukan kebenaran-kebenaran umum atau berlakunya kaidah umum.

Pengetahuan tentang administrasi sebagai suatu ilmu yang berdiri sendiri, lepas dari lainnya, misalnya ilmu politik.

3.      Syarat-Syarat Administrasi Sebagai Ilmu

Setiap pengetahuan memiliki syarat-syarat tertentu hingga ia disebut ilmu atau pengetahuan ilmiah. Begitu pula administrasi, ia memiliki syarat-syarat tertentu yang menjadikannya sebagai ilmu.

a.         Menggunakan metode ilmiah

Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara atau teknik ilmiah yang dimaksud adalah dimana kegiatan penelitian itu dilaksanakan berdasarkan ciri-ciri keilmuan, yaitu Rasional, Empiris dan Sistematis (RES). Rasional berarti peneltian dilakukan dengan cara yang masuk akal, sehingga terjangkau oleh nalar manusia. Empiris berarti cara atau teknik yang dilakukan selama penenlitian itu dapat diamati oleh indera manusia, sehingga orang lain dapat mengamati dan mengetahui cara atau teknik atau langkah yang digunakan selama proses penelitian. Sistematis, maksudnya adalah proses yang dilakukan dalam penelitian itu menggunakan langkah-langkah tertentu yang logis.

Data empiris yang diperoleh melalui penelitian itu harus mempunyai kriteria valid. Yaitu data yang derajat ketepatan antara data yang sesungguhnya terjadi pada obyek dengan data yang dikumpulkan oleh peneliti. Misalnya dalam suatu pameran bisnis terjual 500 set komputer, sementara peneliti melaporkan jauh dibawah atau diatas 500 set computer yang terjual, maka derajad validitas hasil penelitian itu rendah. Atau misalnya dalam suatu perdagangan saham tidak terjadi kerusuhan, dan peneliti melaporkan terjadi kerusuhan maka data yang dilaporkan juga tidak valid.

Untuk mendapatkan data yang valid dalam penelitian sering sulit dilakukan, oleh karena itu, maka validitas hasil penelitian dapat diuji melalui pengujian reliabilitas dan obyektivitas data penelitian yang telah terkumpul. Pada umumnya kalau data itu realiabel dan obyektif, maka hasil penelitiannya akan valid. Data yang valid pasti reliable dan obyektif. Reliabelitas berkenaan dengan derajad konsistensi/keajegan data dalam interval waktu tertentu. Misalnya pada hari pertama wawancara, sumber data mengatakan bahwa jumlah karyawan yang berdemonstrasi sebanyak 1000 orang, maka besok atau lusa pun sumber data tersebut akan tetap mengatakan bahwa jumlah karyawan yang berdemonstrasi tetap sebanyak 1000 orang, maka data tersebut adalah data yang obyektif (lawannya subyektif).

Kalau ada beberapa kelompok peneliti memberikan data penelitian tersebut tidak obyektif sehingga tidak valid. Data yang reliable belum tentu valid, misalnya setiap hari seseorang karyawan perusahaan pulang malam dengan alasan ada rapat, padahal kenyataannya tidak ada rapat. Hal ini diucapkan secara konsisten tetapi datanya tidak valid. Data yang obyektif juga belum tentu valid, misalnya 99 % dari sekelompok orang menyatakan bahwa si A adalah pencuri, dan 1 % menyatakan bukan pencuri. Padahal yang benar justru yang hanya 1 % yang menyatakan bahwa A adalah bukan pencuri.

Validitas data hasil penelitian dapat diperoleh dengan menggunkan instrument yang valid, menggunakan sumber data tepat dan cukup jumlahnya, serta metode pengumpulan dan analisis data yang benar. Untuk mendapatkan data yang reliable, maka instrument harus reliable dan penelitiannya dilakukan dengan berulang-ulang. Selanjutnya untuk mendapatkan data yang obyektif, maka sampel sumber data jumlahnya mendekati jumlah populasi.

Setiap penelitian mempunyai tujuan dan kegunaan tertentu. Secara umum tujuan penelitian ada tiga macam yaitu yang bersifat penemuan, pembuktian dan pengembangan. Penemuan berarti data yang diperoleh dari penelitian itu adalah data yang betul-betul baru yang sebelumnya belum pernah diketahui. Pembuktian berarti data yang diperoleh itu digunakan untuk membuktikan adanya keragu-raguan terhadap informasi atau pengetahuan tertentu, dan pengembangan berarti untuk memperdalam dan memperluas pengetahuan yang telah ada.

Melalui penelitian manusia dapat menggunakan hasilnya, secara umum data yang diperoleh dari penelitian dapat digunakan untuk memahami, memecahkan dan mengantisipasi masalah. Memahami berarti memperjelas suatu masalah atau informasi yang tidak diketahui dan selanjutnya menjadi tahu, memecahkan berarti meminimalkan atau menghilangkan masalah, dan mengantisipasi berarti mengupayakan agar masalah tidak terjadi.

2.  Universal

Universal adalah bersifat umum atau menyeluruh. Dimana pun tempat terjadinya kegiatan administrasi, maka kegiatan itu sama seperti yang dilakukan oleh individu lain, di tempat lain pula. Ia tak terikat oleh ruang dan waktu. Selain itu, ada pembuktian atas kebenarannya. Tujuannya adalah agar ia dapat diterima dimasyarakat umum. Apabila kebenarannya tidak teruji, maka teori atau ilmu tersebut hanya dibenarkan oleh si pembuat saja, tidak diterima secara umum.

3.  Mempunyai prinsip-prinsip tertentu

Fayol meletakkan sejumlah prinsip-prinsip umum.daripada Administrasi yang dipergunakan sebagai suatu rangka salah satu daripada bab Bukunya. la membagi prinsip-prinsip itu menjadi 14 (empat bedas) bagian yaitu:

• o   Pembagian pekerjaan (division of work).
• o   Kewenangan dan tanggung jawab (authority and responsibility).
• o   Disiplin (discipline)
• o   Kesatuan perintah (Unity of Command).
• o   Kesatuan arah/tujuan (Unity of direction).
• o   Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan individu (Subordina-tion of individual to general interest).
• o   Penggajian (Remuniration).
• o   Sentralisasi (Centralization).
• o   Skala hirarkhi (Scalar chain).
• o   Tata tertib (Order).
• o   Keadilan (Equity).
• o   Stabilitas daripada jabatan (Stability of tenure).
• o   Prakarsa (Initiative).
• o   Solidaritas artara sesama kawan sekerja (Esprit de corps).

4. Mempunyai objek

Salah satu unsur yang terpenting dalam ilmu pengetahuan atau pengetahuan ilmiah adalah obyek. Obyek terbagi ke dalam dua bagian, yakni obyek formal dan material.Obyek material dari administrasi adalah manusia itu sendiri (atau pelaku dari administrasi itu sendiri, sementara obyek formal dari administrasi adalah perilaku atau tindakan-tindakan manusia dalam melakukan administrasi.

5. Mempunyai sistem

Setiap ilmu dalam dirinya merupakan suatu sistem, artinya merupakan suatu kebulatan dan keutuhan tersendiri dan terpisah dari ilmu lainnya, misalnya psikologi merupakan kebulatan tersendiri yang terpisah dengan anthropologi. Begitu pula dengan administrasi. Administrasi memiliki sistem tersendiri dan terpisah dengan ilmu lainnya, dimana administrasi membahas tentang suatu kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu secara rasional dengan menggunakan prinsip efektivitas dan efesien.

6. Dapat dijadikan teori

Mengapa tidak ada pendidikan administrasi tanya Fayol. Kenyataan bahwa waktu itu belum adanya teori Administrasi, sebab tanpa teori tidak mungkin adanya pengajaran. Sebenarnya tidak sedikit teori-teori dari seseorang yang berpengalaman memimpin suatu bidang-bidang usaha dengan sukses, tetapi usahausaha pengumpulan daripada prinsip-prinsip, peraturan-peraturan, metode-metode, prosedur-prosedur dan sebagainya yang dipergunakan untuk mengecek dari pengalaman-pengalaman umum tersebut belum ada.

Oleh karena itu, Fayol memelopori penulisan buku: General and Industrial Administration (Administrasi Umum dan Industri), yang dimulai dengan proses perumusan teori. "Saya mengharap", ia menambahkan, "dengan metode ini, suatu teori Administrasi akan berasal dari Buku ini." Hal ini dilakukan sebagai suatu dasar atau pedoman yang akan dilakukan untuk pengajaran administrasi, baik di sekolah

maupun di tempat pekerjaan.

            Adapun beberapa teori yang diciptakan oleh Fayol dalam administrasi adalah sebagai berikut :

1.      Badan Kerja Sama (The Body Corporate).

Tugas pokok daripada organisasi, menurut Fayol ialah mengembangkan personal yang mampu melaksanakan keenam fungsi. Fayol menganggap struktur administrasi seperti halnya "badan kerja sama" (the body corporate) dan membandingkan fungsi-fungsi administrasi seperti halnya sistem urat-urat syaraf yang terdapat pada tubuh binatang atau manusia

2.       Seorang Kepala Untuk Setiap Unit Organisasi (One Head For One)

Setiap organisasi dengan tidak mengingat berapa besarnya, harus adanya kewenangan bagi setiap pegawainya dan bahwa setiap pegawai mempunyai wewenang yang dimaksud.

Untuk maksud ini skala organisasi adalah suatu alat Administrasi di mana Fayol menekankan kepada suatu prinsip "Kesatuan Komando" atau "Kesatuar Perintah" (unity of command) dan Kesatuan Tujuan" (unity of direction). la menyatakan bahwa seorang pegawai hanya menerima perintah dari seorang atasannya. Dengan adanya satu kepala dan satu Rencana, dimaksudkan kegiatan daripada suatu kelompok mempunyai tujuan yang sama.

3.      Staf Ahli (Many Brains To Help).

Anggota-anggota staf diharapkan dapat membantu Pimpinan (as an adjunct reinforcement) dan bertindak sebagai penasehat daripada Manager. Pekerjaan staf adalah membantu Manager dalam 4 (empat) kegiatan, yakni:

o   Korespondensi,

o   Memberikan informasi dan persoalan-persoalan lain yang dihadapi.

o   Sebagai penghubung dan pengawas.

o   Menyiapkan rencana dan mengembangkan perbaikan dalam setiap kegiatan.

Kedua dari yang pertama (a dan b) daripada kegiatan ini diakui secara luas, kedua dari yang terakhir sering dilupakan.

4.       Kekuasaan Dengan Pertanggungjawaban.

Fayol mendefinisikan "kekuasaan" (authourity) sebagai hak untuk memberikan perintah dan kewenangan kepada bawahannya. Fayol membedakan kekuasaan formal (the official authourity) dan kekuasaan perorangan (personal authourity). Yang pertama ialah kekuasaan yang diperoleh karena jabatannya, dan diperlukan untuk jabatan tersebut, sedangkan yang kedua berdasarkan atas kecakapannya, pengalamannya, nilai moral dan kemampuan seseorang.

5.       Jalur Pintas (The "Gangplank").

Komunikasi formal antara F dengan L digambarkan dan dengan baru diperoleh jawabannya. Suatu komunikasi yang memakan waktu dan tenaga. Menurut Fayol, lebih baik menggunakan apa yang disebut "Jalur Pintas" yaitu antara F L, dapat dijalankan usaha komunikasi tanpa merusak garis kewenangan (line of authority), apabila atasannya, terutama E dan K, memberikan wewenang dalam komunikasi itu dan mengetahui apa yang telah dilakukan oleh kedua belah pihak. Apabila persoalannya tidak mendapatkan persetujuan, mereka dapat mengembalikan persoalannya itu kepada atasannya masing-masing.

B.     Administrasi Sebagai Seni

1.  Hakikat Administrasi Sebagai Seni

Sebagai seni, administrasi merupakan keterampilan yang ditempa oleh berbagai pengalaman. Jika memandang administrasi sebagai disiplin maka administrasi termasuk dalam kategori ilmu. Namun, apabila melihat administrasi sebagai aktivitas yang dilakukan sehari-hari maka administrasi termasuk dalam kategori seni.

Menurut George R. Terry (dalam Syafie, dkk;1997) “seni adalah kekuatan pribadi seseorang yang kreatf, ditambah dengan keahlian yang bersangkutan dalam menampilkan karya. Administrasi selain dari sebagai suatu ilmu juga dapat dikatakan sebagai suatu seni karena dapat dilihat dan disaksikan sendiri bagaimana seorang administrator pblik mampu menyelenggarakan, menata dan mengurus organisasinya tanpa keterpaksaan bawahannya kendati oraganisai itu berupa suatu negara.

Administrasi sebagai seni adalah administrasi dalam praktik. Administrasi telah dipraktikan berabad-abad lamanya, baik dalam periode pra-sejarah, sejarah maupun periode modern. Sesuai dengan peradabannya manusia telah mempraktikan administrasi negara dalam suatu negara yang besar antara lain Kerajaa Romawi Kuno, Kerajaa Mesir Kuno, dan Kerajaan Tiongok. Sedangkan di Indonesia kita mengenal dalam sejarah adanya kerajaan besar, seperti Kerajaan Sriwijaya, Kerajaan Majapahit dan Kerjaan Mataram.

Sebagai mana yang telah dijelaskan sebelumnya maka sebagai suatu seni, administrasi atau juga dikenal sebagai sei manajemen, sebagai suatu aktivitas dapat dikenal adanya motivasi serta seni membujuk bawahan dalam suatu organisasi. Dengan motivasi orang lain maka kita harus mengetahui apap-apa yang menjadi kebutuhan orang yang akan dimotivasi tersebut, apa yang menyebabkana nantinya orang tersebut menjadi puas atau tidak puas.

Didalam seni tercakup beberapa aspek, misalnya :

a.       Seni Vokal

Bagaimana kemampuan menggerakan orang dalam suatu organisasi dengan kekuasaan dan kewenangan yang dimiliki pribadi seorang pemimpin.

b.      Seni Sastra

Bagaimana kemampuan menciptakan atau merancang, merasakan, dan menghayati suatu bentuk surat keputusan

Apabila seseorang sebagai aparatur administrasi pemerintahan maka yang bersangkutan dituntut untuk memiliki seni administrasi itu sendiri, seperti kemampuannya dan kemahiran cara menyuruh pihak lain atau bawahan untuk mengerjakan tugas-tugasnya, memiliki cita rasa yang tinggi dalam kegiatan-kegiatan pemerintahan, mempunyai pribadi serta performance yang khas sewaktu memimpin anak buah, bagaimana berprilaku sebagai seorang pemimpin yang menjadi panutan bagi anak buahnya.

Dalam pelaksanaanya, administrasi terkadng tidak mendasarkan diri atas ilmu atau seni saja, melainka selalu dilakukan secara bersamaan atau bersama-sama dan silih berganti, tergantung, siapa yang melakukannya. Orang-orang yang berpengalaman dalam pekerjaan praktk atau praktisi, biasanya lebih condong menggunakan seninya dengan mengacu kepada ilmu yang diperolehnya sehingga sewaktu bekerja cenderung lebih condong kepada penyelenggaraan seni yang berilmu (Scientific art), sedangkan seseorang yang banyak pengalaman dalam bidang pendidikan maka praktik-paraktik administrasi diselenggarakan dengan menitikberatkan pada ilmu, dengan mencontoh praktik-praktik penyelenggaraan waktu lampau (seni). Dengan demikian, penyelenggaraannya cenderung menitikberatkan pada ilmu yang berseni (Artistic Science). Untuk lebih jelasnya yang saya kaji dalam kondisi daerah saya, seperti seorang  Camat daerah Jampangkulon dengan Camat Surade, keduanya mempunyai pribadi dan pengalaman yang berbeda dalam memimpin darahnya masing-masing, melalui pendekatan yang berbeda dan cara memimpin yang berbeda juga sesuai dengan pengalaman masing-masing dari kedua pemimpin itu.

Oleh karena itu, administrasi sebagai seni sukar dipelajari karena pengalaman seorang pemimpin selalu berlainan.

KESIMPULAN

Administrasi adalah suatu studi yang sistematis karena dirumuskan dari proses atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah-masalah yang terdapat dalan masyarakat. The Liang Gie berpendapat bahwa ilmu dapat diartikan sebagai sekelompok pengetahuan teratur mengenai sesuatu pokok soal dengan titik pusat perhatian pada permasalahan tertentu sehingga merupakan berbagai konsep yang ditelaah oleh budi manusia berdasarkan suatu metode untuk mencapai kebenaran bercirikan empiris, sitematis, objektif, dan dapat diperiksa  kebenarannya.

Ilmu dapat diartikan sebagai sekelompok pengetahuan teratur mengenai sesuatu pokok soal dengan titik pusat perhatian pada permasalahan tertentu sehingga merupakan berbagai konsep yang ditelaah oleh budi manusia berdasarkan suatu metode untuk mencapai kebenaran bercirikan empiris, sitematis, objektif, dan dapat diperiksa  kebenarannya. Administrasi sebagai ilmu berari administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. Administrasi mulai dipelajari pada abad ke 19.

Sebagai seni, administrasi merupakan keterampilan yang ditempa oleh berbagai pengalaman. Jika memandang administrasi sebagai disiplin maka administrasi termasuk dalam kategori ilmu. Namun, apabila melihat administrasi sebagai aktivitas yang dilakukan sehari-hari maka administrasi termasuk dalam kategori seni.

Administrasi sebagai seni adalah administrasi dalam praktik. Administrasi telah dipraktikan berabad-abad lamanya, baik dalam periode pra-sejarah, sejarah maupun periode modern.

Dalam pelaksanaanya, administrasi terkadng tidak mendasarkan diri atas ilmu atau seni saja, melainka selalu dilakukan secara bersamaan atau bersama-sama dan silih berganti, tergantung, siapa yang melakukannya. Orang-orang yang berpengalaman dalam pekerjaan praktk atau praktisi, biasanya lebih condong menggunakan seninya dengan mengacu kepada ilmu yang diperolehnya sehingga sewaktu bekerja cenderung lebih condong kepada penyelenggaraan seni yang berilmu (Scientific art), sedangkan seseorang yang banyak pengalaman dalam bidang pendidikan maka praktik-paraktik administrasi diselenggarakan dengan menitikberatkan pada ilmu, dengan mencontoh praktik-praktik penyelenggaraan waktu lampau (seni).

SUMBER :

Karyana, Ayi, dkk. 2014. Pengantar Ilmu Administrasi. Tanggerang Selatan : Universitas Terbuka

http://alzahfadillah-kumpulantugas.blogspot.co.id/2012/01/administrasi-sebagai-seni-dan-ilmu.html (17/09/2016 20.00)