Pemerintahan Hindia Belanda mendirikan kantor arsip

Pemerintah Hindia Belanda merasa perlu mendirikan kantor arsip

Pengelolaan arsip Indonesia berkembang secara dinamis. Pada masa kolonial pemerintahan Hindia Belanda membentuk Lembaga Arsip Negara dengan nama ‘Landschiif te Batavia”, dengan maksud agar arsip lembaga-lembaga pemerintah kolonial yang sudah tidak operasional dapat dikelola oleh lembaga-lembaga kearsipan tersebut. Oleh karena itu, program kerja pertama adalah mengatur arsip dari kantor-kantor pemerintah di daerah.

Program penataan dimulai dengan pengaturan arsip Algemene Secretarie atau Sekretariat Negara pada zaman pemerintah kolonial, dan kemudian diikuti denga penataan arsip lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat Pusat. Di antara pemerintaha tersebut adalah Departemen van Justiti Financien, Departemen van Binnenlandsch Bestuur, Departemen van Ondewijs, Eerendienst en Nijverheit, Departemen van Verkeer en Waterstaat, sertav arsip Pemerintahan Inggris di Jawa (Engles Tussen Bestuur) dan lembaga-lembaga lain yang merupakan perangkat pemerintah VOC ( Regering Almanak, 1990: Deel 1). Kemudian pengaturan dilanjutkan dengan arsip lembaga-lembaga perwakilan pemmerintah Hindia Belanda di luar negeri, yang telah diakuisisi oleh Arsip Negara di Batavia.

Program selanjutnya adalah akuisisi arsip lembaga pemerintahan daerah Hindia Belanda di seluruh Indonesia di samping arsip dari kantor-kantor perwakilan VOC di luar negero. Program ini berlangsung sejak dasawarsa terakhir abad ke-20 hingga tahun 1917 saat meletus Perang Dunia I. Termasuk di antaran arsip kantor-kantor perwakilan VOC antara lain berasal dari kota Hirado (Jepan), Ceylo (srilangka), Hindia barat, dan Cape e Goed Hope (Afrika Selatan). Akuisisi ini berakhir pada tahun 1917 pada saaat baru diselesaikan sebagian, terutama arsip yang berasal dari pemerintah daerah dan redensi pemerintah kolonial yang dianggap penting seperti pemerintah rednsi Makasar,Banda Timor, Bali-Lombok, Surabaya. Semarang, Tanggerang, Riau, Palembang, Aceh, Borneo, dan lain-lain. Oleh karena itu, khasanah arsop kolonola, terutama arsip daerah tidak terlalu lengkap dan bahkan diperkirakan terdapat sebgaian di antaranya tidak sampai ke Batav karena gangguan situasi keamanan pelayaran oada saat menjelang Perang Dunia Satu.

Arsip negara Batavia merupakan lembaga kearsipan nasional pada masa pemerinrtah kolonial yan fungs utamanya adalah hanya mengelola arsip statis. Lembaga tersebut tidak memiliki instansi vertikal di daerah sehingga menjandi keharusan bagi semua lembaga pemerintah Hindia Belanda untuk menyerahkan arsip statis yang tercipta sebagai informasi terekam di instansinya Arsip Negara di Batavia. Tidak terdapat lembaga kearsipan yang berdiri sendiri di daerah dan arsip yang tercipta di lingkungan instansi pemerintah bersangkutan merupakan tanggungjawab dari unit kearsipan pemerintah daerah yang bersagkutan.

Sumber : Hadiwardoyo, Syauki. Yuniarti. (2014). Sejarah Kearsipan. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka